Komunikace mezi generacemi byla vždy do určité míry výzvou. U dnešních studentů se však rozdíly v komunikačních návycích mohou jevit výraznější než kdy dříve. Stále však platí, že jde hlavně o způsob, jakým jsou informace předávány a přijímány.
Na studenty a studentky, více než kdy jindy, dennodenně doslova útočí obrovské množství informací z mnoha různých informačních kanálů. Důležitý e-mail proto snadno zapadne, pokud není stručný, přehledný, srozumitelný nebo přijde v nevhodný okamžik.
Doporučení v tomto článku vycházejí z dlouhodobé práce týmu Poradenského a kariérního centra se studenty, z poradenské praxe, workshopů, konzultací, realizovaných projektů i průběžné zpětné vazby. Zároveň reflektují současné poznatky o efektivní komunikaci v digitálním prostředí.
Opakovaně se potvrzuje, že o úspěchu komunikace nerozhoduje množství informací, ale jejich forma, načasování a srozumitelnost. Jak tedy se studenty komunikovat tak, aby vaše sdělení skutečně nezapadlo?
1. Na e-maily reagujte včas a předvídatelně
Studenti oceňují rychlou zpětnou vazbu. Ne vždy je možné na e-mail odpovědět okamžitě, ale důležité je nenechat druhou stranu dlouho čekat bez informace.
Pokud není možné odpovědět alespoň do tří pracovních dnů, studenti ocení alespoň krátké potvrzení, že jejich zpráva byla přijata a odpověď bude následovat později.
2. Začněte tím nejdůležitějším
Studenti dnes pracují s velkým množstvím informací z různých zdrojů. Aby sdělení nezapadlo, potřebují rychle pochopit jeho význam.
Na začátku sdělení stručně uveďte, o co jde, koho se to týká, co je potřeba udělat a do kdy. Studenti tak rychle pochopí význam zprávy a důležité informace nezapadnou.
3. Pište lidsky a srozumitelně
Formální komunikace nemusí znamenat složitý nebo příliš úřední jazyk. Studenti pozitivně vnímají sdělení, která jsou profesionální, ale zároveň přirozená a respektující.
Nejde o to používat neformální styl za každou cenu. Jde o to psát tak, aby druhá strana rychle pochopila význam sdělení a věděla, co se od ní očekává.
4. Usnadněte orientaci v textu
Dlouhé souvislé texty bez jasné struktury mohou způsobit, že důležitá informace zanikne nebo student přehlédne, co se od něj očekává.
Studentům pomáhá, když je komunikace přehledná a snadno čitelná. Efektivně fungují kratší odstavce, odrážky, jasné členění témat nebo zvýraznění klíčových informací.
5. Na závěr shrňte další kroky
Po přečtení zprávy by student měl vědět, co se od něj očekává. Stručné shrnutí na konci komunikace pomáhá upevnit hlavní informace a snižuje počet nejasností.
Jasně formulované další kroky zvyšují pravděpodobnost, že student informaci nejen zaznamená, ale také na ni správně zareaguje.
Kvalitní komunikace je společná odpovědnost
Studenti mají zájem komunikovat. Potřebují však komunikaci, která odpovídá současnému způsobu práce s informacemi – tedy rychlou orientaci, jasné sdělení a respekt k času obou stran.
Dobrá komunikace není o větším množství zpráv. Je o tom předávat správné informace správným způsobem.
Pokud se podaří tyto principy uplatňovat v každodenní komunikaci, může se zlepšit nejen spolupráce mezi studenty a univerzitou, ale také vztahy mezi studenty a budoucími zaměstnavateli.
Autor: Lucie Lazarová